Muitas empresas, a maioria de marketing e TI já adotam o escritório em casa como modelo de trabalho. Já outras empresas e até colaboradores tinham esse formato de trabalho, por conta das necessidades tecnológicas e uma gestão integrada que não fazia parte da sua rotina. Os líderes tinham medo de que suas equipes não se mantivessem engajadas em escritório em casa e a equipe não consegue manter a rotina. No entanto, a história nos comprova o quanto as crises aceleraram a validação de tendências ou necessidades que antes eram pouco atendidas. Uma tendência que foi reforçada com o isolamento social e, deve permanecer, é trabalhar em escritório em casa.
Esse modelo vem se mostrando muito benéfico para a produtividade dos colaboradores, traz mais qualidade de vida para os funcionários, já que ele trabalha próximo a família, não precisa se alimentar fora, gasta menos tempo de transporte. Não passa por todo o estresse que o trânsito causa e é um modelo bem mais flexível. É tão vantajoso quanto para empresas, trazendo, inclusive, redução de custos quando for executado. Pois tinham empresas que investiam boa parte de sua receita em aluguel de sala comercial, impressão de papéis, os executivos gastavam horas dos seus dias em reuniões que, hoje, tendem a ser mais breves por videoconferência. Além dos gastos com vale transporte e refeição de cada funcionário.
Já era uma característica dos millennials ter um modelo de trabalho mais flexível, sendo, inclusive, um dos fatores determinantes na escolha de uma carga e quando aceitavam ou não uma oferta de trabalho, o trabalho em escritório em casa é bem aceito pelos mais jovens. Durante muito tempo, os gostos por tecnologia e visão futurista de um mundo mais prático dos millennials eram considerados coisas de nerd, até que viraram nossa realidade atual.
Home office é uma nova realidade e será preciso novos métodos e ferramentas
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Para ter sucesso não escritório em casa é preciso trabalhar uma série de questões, a partir de políticas que oferecem os recursos necessários para que o colaborador possa trabalhar em casa, como: notebook, internet, dispositivo móvel e um bom software de gestão. Além da construção de uma rotina, com métodos de avaliação da produtividade e acordo do que será executado por parte do colaborador. É preciso que a empresa seja clara sobre quais são suas metas e o que espera do seu funcionário.
Ferramentas que ajudam a planejar e executar o trabalho são essenciais, para que assim, a equipe possa se manter organizada para cumprir os prazos. Se você é gestor, estabeleça um horário de trabalho com a equipe. Determine prazos de ações pequenas que não eram cobradas no escritório, por exemplo, quanto tempo deve-se levar para responder e-mails, veja o que foi executado por cada colaborador no final do dia.
Ter uma boa equipe de TI
Com a necessidade de fazer escritório em casa impactando o cotidiano das organizações, cria-se uma demanda maior dos serviços de TI, que precisam fazer uma mudança de suporte de todos os sistemas em 100% da empresa para trabalhar em casa num curto espaço de tempo. Essa é uma tarefa desafiadora, já que durante o tempo de adaptação, há mudanças de sistemas ou forma de armazenamento de dados, toda questão de segurança de dados precisa de reforço e, até mesmo, terão que implantar novos softwares para manter a produtividade como no modelo tradicional.
Ainda envolve toda parte orçamentária devido a gastos que não estavam previstos ao migrar para o escritório em casa e que as equipes não saberão se serão necessárias nos próximos dez meses, principalmente com relação à infraestrutura. Uma alternativa é aderir ao modelo como um serviço para atender a grande demanda atual e não ter maiores gastos na aquisição de equipamentos no local que, talvez, não seja necessário em futuro distante. Dessa forma, não comprometa a receita da empresa em períodos de crise, em que muitas organizações estão queimando sua caixa, e ainda atendem suas necessidades supridas.
Devido a toda carga de trabalho da equipe de TI, o ideal é adotar formas de proteção de dados instantâneas e com redundância, pois em caso de falha no sistema ou perda de dados serão recuperados rapidamente. Por conta de todo o estresse causado pelas medidas emergenciais, pode ocorrer falha humana nos procedimentos cotidianos.
Usar ferramentas de gestão integrada que facilitam a comunicação
É importante, como gestor, você mostrar a seguir a equipe e todos os processos. Ter um software que lhe permite acessar tudo o que é produzido por cada funcionário, o período de tempo que foi executado se faz necessário Quando se trabalha em escritório em casa. É importante ter relatório de tudo, não apenas para uma análise da própria empresa, mas dar um feedback à equipe de seus resultados. Fazer, pelo menos, uma reunião por semana em videoconferência para alinhar os projetos com toda equipe.
Obviamente, isso só se torna viável com uma comunicação simplificada, tanto dos gestores com sua equipe, como de toda equipe entre si e demais departamentos e, principalmente, com os clientes. Com esse novo modelo de jornada e a necessidade de digitalização, as empresas têm adotado mais aplicativos de mensagens como meio de comunicação do que via telefonia.
Em home office, WhatsApp e Facebook têm inovado e mostrado bons resultados para o trabalho
Para otimizar o tempo e manter o trabalho em escritório em casa mais organizado, tem um sistema que unifica toda a comunicação, até mesmo possível ter as atividades agendadas como uma ferramenta de gestão integrada é o ideal. Aplicativos como o fazer Facebook e Whatsapp são ferramentas completas para equipes que trabalham em escritório em casa e tem buscado inovação, trazendo mais comodidade e acessibilidade para as empresas.
Você pode criar grupos para se comunicar, tanto com a equipe quanto com os clientes. Devido a grande procura, agora, é possível fazer chamadas de vídeo em grupo pelo Facebook, através do messenger para desktop, facilitando a comunicação entre as equipes. E futuramente, será possível fazer com chamada em grupo por vídeo com até 50 pessoas no WhatsApp.
Software de gerenciamento de CRM que utiliza chatbots no WhatsApp, como é o caso do Chat2Dsk que tem ajudado muito na comunicação de empresas com seus clientes de forma eficaz e consistente nesse momento. Pois economiza tempo e esforço da equipe, atua em tempo integral, promove um atendimento ao cliente com mais qualidade, ao solucionar rapidamente questões básicas e permitindo que os colaboradores se dediquem às questões mais complexas. Além de ter em duas ferramentas da mesma empresa, a possibilidade de trabalhar a comunicação interna, atendimento ao cliente, gestão de projetos, gerenciamento de tarefas, marketing e vendas.Tudo de forma integrada.
Tenha uma equipe home office “Tiger Team”
É um conceito de equipe apenas com especialistas que focam em objetivos específicos. Várias empresas têm o adotado nessas últimas semanas para lidar com a crise e com as novas demandas com a mudança para o modelo escritório em casa. A maioria dos casos voltados para a comunicação, principalmente com o cliente e partes interessadas, instalações de ferramentas e recursos humanos, mas valem para qualquer área da empresa que exija atenção ou a particularidade de áreas para construir cenários e plano de contingência.
Maior igualdade de gênero nas empresas
Um benefício que o trabalho escritório em casa pode contribuir, mesmo que indiretamente, com as políticas de igualdade de gênero no mercado de trabalho. É um fato que muitas mães abandonaram a carreira após ter um filho ou, quando é possível, focadas em sua carga horária de trabalho. Com a flexibilização, há uma chance maior de se manterem no mercado e terem a melhor gestão da vida profissional com a de mãe.
Em uma consultoria da Timewise e da Deloitte, confirma que o modelo de trabalho tradicional foi criado para uma estrutura familiar em que uma pessoa trabalha fora e outra cuida dos afazeres domésticos. E, infelizmente, as mulheres continuam assumindo praticamente toda a responsabilidade dos cuidados domésticos e dos filhos, mesmo com a sua inserção no mercado de trabalho. Ter uma parte de sua equipe mulher, principalmente no atendimento, pode ser vantajoso, já que possui o perfil mais aberto, simpático, são detalhistas e costumam lidar bem com o público.
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Um grande abraço e muito sucesso!
